Ne naujiena, jog šiomis dienomis beveik kiekvienos konferencijos, seminaro ar kito renginio akimirkos įamžinamos vaizdo priemonių pagalba, o vėliau yra talpinamos renginio organizatoriaus socialinių tinklų tokių, kaip „Facebook“, „Instagram“, „LinkedIn“ paskyrose bei interneto tinklapiuose.
Registruojantis į renginį registracijos formoje beveik visuomet prašoma nurodyti dalyvio vardą ir pavardę, elektroninio pašto adresą, telefono numerį ir kitus asmens duomenis. Kadangi, visa tai neabejotinai susijęs su asmens duomenų tvarkymu, kuriam taikomos Bendrajame duomenų apsaugos reglamente (BDAR) įtvirtintos taisyklės, svarbu žinoti, kaip tinkamai šiuos duomenis tvarkyti.
– Informuokite dar iki renginio
Apie tai, kad renginio metu ketinate rinkti asmens duomenis ar renginio metu fotografuoti ir / ar filmuoti, renginio dalyvius būtina įspėti dar iki renginio dienos. Visą būtiną informaciją, kaip antai informaciją apie duomenų tvarkymo tikslą, saugojimo terminą, perdavimą ir kt., nurodant kvietime, registracijos formoje, patalpinant interneto tinklapyje, socialinių tinklų paskyroje ar kituose šaltiniuose, kuriuose skelbiama apie renginį.
– Gautą informaciją naudokite nepažeidžiant renginio dalyvių garbės ir orumo
Įgyvendinus pirmąjį reikalavimą – informavus renginio dalyvius apie jų asmens duomenų tvarkymą bei apie tai, jog renginyje bus fotografuojama ir (ar) filmuojama, reiktų nepamiršti dalyvių asmens duomenis, foto nuotraukas ir / ar vaizdo įrašus naudoti taip, jog nebūtų pažeista renginio dalyvių garbė ir orumas.
Nerekomenduoja viešai publikuoti žeminančio ar įžeidžiančio pobūdžio foto nuotraukų bei vaizdo įrašų. Prieš viešinant renginio dalyvių foto nuotraukas ir / ar vaizdo įrašus reiktų juos atidžiai peržiūrėti bei įvertinti, kadangi nekorektiškų, įžeidžiančių foto nuotraukų ir / ar vaizdo įrašų viešinimas gali sąlygoti ne tik BDAR, bet ir kitų teisės aktų pažeidimą, kaip antai asmens garbės ir orumo pažeidimą bei sukelti renginio organizatoriui neigiamų padarinių.
– Gaukite sutikimą
Kadangi be asmens sutikimo jo atvaizdą galima viešinti tik trimis atvejais: kai fiksuojami teisės pažeidimai, kai tai susiję su viešuoju interesu arba kai fotografuojama viešoje vietoje, foto nuotraukos ir / ar vaizdo įrašai socialinių tinklų paskyrose ar kituose šaltiniuose turėtų būti talpinami tik su renginio dalyvio sutikimu. Sutikimas turėtų būti gautas iki renginio arba prieš viešai pasidalinant foto nuotraukomis ir / ar vaizdo įrašais.
Svarbu, kad analogiškas reikalavimas taikomas ir tuomet, kai bendrovė talpina savo pačios darbuotojų foto nuotraukas ir / ar vaizdo įrašus viešoje erdvėje. Norint bendrovės interneto tinklapyje ar socialinių tinklų paskyroje pasidalinti kolektyvo išvykos ar kito renginio foto nuotraukomis ir / ar vaizdo įrašu, reikia gauti darbuotojų sutikimus. Šiuo atveju, darbuotojai gali duoti vieną bendrą sutikimą visiems bendrovės organizuojamiems renginiams. Vis tik, tokiu atveju sutikime turėtų būti aiškiai aptarti visi galimi fotonuotraukų ir / ar vaizdo įrašų naudojimo tikslai, būdai, terminai ir kt.
Taip pat reiktų nepamiršti, kad ketinant gautus asmens duomenis, kaip antai renginio dalyvių vardus ir pavardes, elektroninio pašto adresą ir / ar telefono numerį, naudoti dar ir rinkodaros tikslais, t. y. su tikslu siųsti renginio dalyviams pasiūlymus, naujienlaiškius su aktualia informacija apie bendrovės teikiamas paslaugas / parduodamas preke, organizuojamus renginius ir kt., būtina gauti dar vieną atskirą sutikimą.
Vien dalyvavimas renginyje ar registracijos į renginį formos užpildymas savaime nėra laikomas renginio dalyvio išreikštu sutikimu po renginio siųsti jam pasiūlymus ar naujienlaiškius.
– Suteikite teisę sutikimą atšaukti
BDAR reikalauja ne tik gauti sutikimą, bet ir suteikti asmeniui teisę lengvai jį atšaukti. Informaciją apie galimybę, bet kada atšaukti duotą sutikimą naudoti atvaizdą, esantį renginio foto nuotraukose ir / ar vaizdo įraše, arba sutikimą naudoti asmens duomenis rinkodaros tikslais, ir kokiu būtų tai galima padaryti, reiktų patalpinti šaltinyje, kuriame buvo skelbiama apie renginį arba paties sutikimo tekste.
Taip pat svarbu, jog apie galimybę, atsisakyti duoto sutikimo naudoti asmens duomenis rinkodaros tikslais, asmuo būtų informuojamas kiekvieną kartą siunčiant jam pasiūlymą ar naujienlaiškį.