Beveik kiekvienose statybos darbų viešojo pirkimo sąlygose rasime reikalavimą, jog tiekėjas (rangovas) kartu su pasiūlymu privalo pateikti užpildytus darbų kiekių žiniaraščius. Nors, rodos teismų praktika konfidencialumo viešuosiuose pirkimuose aspektu yra išplėtota, be to šiuo klausimu netrūksta ir Viešųjų pirkimų tarnybos (VPT) konsultacijų, vis tik būtent dėl darbų kiekių žiniaraščių turinio konfidencialumo iki šiol vyrauja įvairios nuomonės ir kyla nemažai teisminių ginčų.
Viešųjų pirkimų įstatyme (VPĮ) nustatyta, kad susipažinti su visa su pirkimais susijusia medžiaga gali tik perkančiosios organizacijos atstovai ir ekspertai, VPT atstovai, kitų su viešųjų pirkimų stebėsena susijusių institucijų ir viešųjų juridinių asmenų atstovai. Tuo tarpu, kiti asmenys, įskaitant ir kitus pirkimo dalyvius (kitus tiekėjus) gali susipažinti tik su ta su pirkimais susijusia informacija, kurią atskleisti leidžia įstatymas. VPĮ taip pat įtvirtina, kad perkančioji organizacija negali tretiesiems asmenims atskleisti iš tiekėjų gautos informacijos, kurią jie nurodė, kaip konfidencialią.
Konfidencialia informacija gali būti, įskaitant, bet neapsiribojant komercinė (gamybinė) paslaptis ir konfidencialieji pasiūlymų aspektai. Į komercinės paslapties apibrėžtį patenka praktinė patirtis, verslo informacija, „know-how“ ir technologinė informacija. Informacijai, kuri gali būti pripažinta komercine paslaptimi, keliami reikalavimai iš esmės yra trys: slaptumas, vertingumas ir protingos pastangos, nukreiptos šiai informacijai išsaugoti. Informacija turi komercinę vertę dėl to, kad jos nežino tretieji asmenys, o ją turinčiam asmeniui ši informacija sukuria konkurencinį pranašumą prieš kitus rinkos dalyvius.
Informacijos įslaptinimas viešųjų pirkimų procedūroje yra išimtis iš bendros taisyklės, atsižvelgiant į tai, kad konfidencialios informacijos apsaugos tikslas – teisėta viešumo ribojimo priemonė, ji turi būti aiškinama siaurai, nepažeidžiant VPĮ įtvirtintų skaidrumo ir konkurencijos principų bei tiekėjų teisės į veiksmingą pažeistų teisių gynybą.
Konfidencialia negalima laikyti informacijos apie pasiūlyme nurodytą prekių, paslaugų ar darbų kainą, išskyrus jos sudedamąsias dalis. Sąvoka „sudedamosios dalys“ turi būti aiškinama ir taikoma siaurai, siekiant apsaugoti kitiems ūkio subjektams neprieinamą kainodarą, o ne tiesiog paprastą kainos išskaidymą. Sudedamosiomis kainos dalimis, laikomos dalys, iš kurių susideda konkretaus pirkimo objekto kaina (ar įkainis), kaip antai, savikaina, tiesioginės ir netiesioginės išlaidos, pristatymo kaštai, pelnas ir kt.
Be to, perkančiajai organizacijai įsigyjant keletą skirtingų paslaugų (paslaugų paketą), jų įkainiai nelaikytini paslaugų kainos sudedamosiomis dalimis, nes tai atskiri objektai, kurių kaina savaime nėra laikoma konfidencialia informacija ir tokia netampa dėl to, kad skirtingos prekės, paslaugos ar darbai perkančiosios organizacijos pasirinkimu įsigyjami organizuojant vieną viešąjį pirkimą.
Kalbant konkrečiai apie darbų kiekių žiniaraščius ir juose esančios informacijos / duomenų konfidencialumą akcentuotina, kad vertinant ar darbų kiekių žiniaraščiai – konfidencialūs būtina nustatyti, kokią informaciją perkančioji organizacija reikalauja žiniaraštyje pateikti.
Tais atvejais, kai pirkimo sąlygos tiekėjo reikalauja darbų kiekių žiniaraščiuose nurodyti tik bendras statybos rangos darbų kainas, tokie darbų kiekių žiniaraščiai ir juose esantys duomenys konfidencialiais nepripažįstami. Vis tik, jei perkančioji organizacija pirkimo sąlygomis reikalauja tiekėjo nurodyti ne tik bendras statybos rangos darbų kainas, bet ir jų sudedamąsias dalis, t. y. kai prašoma nurodyti ir siūlomų statybos rangos darbų įkainius, mechanizmų, medžiagų įkainius, darbo užmokestį ir kt., tokios darbų kiekių žiniaraščių dalys laikytinos konfidencialiomis.
Atitinkamai darbų kiekių žiniaraščiuose esanti informacija apie darbų, mechanizmų, medžiagų ir kt. įkainius (statybos rangos darbų kainos sudedamąsias dalis) turi komercinę vertę, t. y. leidžia tiekėjui pranašiau konkuruoti su kitais dalyviais. Ypatingai atsižvelgiant į tai, jog viešuosiuose pirkimuose dalyvauja tarpusavyje konkuruojantys verslo subjektai, darbų kiekių žiniaraščiuose esanti informacija apie statybos rangos darbų kainos sudedamąsias dalis tiekėjui yra reikšminga ir suteikia jam konkurencinį pranašumą jo konkurentų atžvilgiu. Pažymėtina, kad visais atvejais, galutinė suma ir bendra darbų kiekių žiniaraščių suma nelaikoma kainos sudedamąją dalimi, todėl turi būti atskleidžiama.